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A realização de tarefas não se baseia somente na parte da execução propriamente dita, é importante traçar e validar estratégias antes e durante seu andamento. Por isso, gerir o tempo e planejar de forma estratégica a execução das tarefas são processos essenciais para que o processo seja eficiente, com melhores resultados e utilização do tempo, além de minimizar ou zerar a quantidade de tarefas que se tornam atrasadas e necessitam ser resolvidas urgentemente.
Para este tema é importante falarmos sobre a metáfora do lenhador: um jovem forte desafiou um velho lenhador para ver quem dos dois conseguia cortar mais árvores de uma mesma área em um mesmo período. O jovem via o velho sentar várias vezes ao longo do dia para descansar enquanto cortava árvores sem parar, o que o deixava animado em relação à competição. Ao final do dia, o jovem se surpreendeu ao ver que o velho lenhador tinha vencido o desafio com facilidade. O velho, então, contou ao jovem que não se sentava para descansar, mas para afiar seu machado.
E qual a vantagem de parar para afiar o machado ao invés de continuar derrubando árvores? Um machado bem afiado torna muito mais eficiente o trabalho do lenhador, permitindo que ele corte mais árvores em um período menor de tempo, que é destinado ao afiamento do machado. Quando se insiste em continuar realizando a atividade sem fazer paradas estratégicas para afiar o machado, a força exercida é cada vez menos eficiente, exigindo tempo e força maiores para derrubar o mesmo número de árvores comparado com alguém que o faz com um machado afiado.
É muito importante trazer essa metáfora para o exercício do trabalho. Empresas que desejam ter resultados cada vez melhores precisam estimular seus funcionários a manter o machado afiado. Quando há uma lista de tarefas a serem realizadas, por exemplo, o importante não é sair fazendo sem nenhum planejamento ou estratégia. É o momento de parar e afiar o machado. Quais as tarefas? Qual a prioridade delas? Qual a melhor forma de executar cada uma delas? Dependo de outras pessoas em algum momento da execução?
Além disso, parar para afiar o machado não é importante apenas antes do início das tarefas, mas também ao longo do processo a fim de garantir uma melhor qualidade do resultado, verificar qual era o objetivo inicial, se este ainda faz sentido, observar as mudanças ao longo do processo, e executar suas tarefas da melhor maneira possível. Ou seja, paradas estratégicas fazem parte do desenvolvimento eficiente de tarefas.
Afiar o machado nos permite trabalhar de forma inteligente, conhecendo nossos recursos e aplicando nossa energia em tarefas que são realmente importantes e que proporcionam retorno. Quem não afia o machado e sai cortando as árvores, ou seja, não organiza sua lista de tarefas e sai fazendo todas elas sem planejamento, tem grandes chances de desperdiçar tempo, ter um resultado de menor qualidade, deixar tarefas mais importantes para o final e não entregá-las no prazo, gerando um grande prejuízo para a empresa. Por isso é essencial que as corporações guiem seus colaboradores nesse processo.
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Um exemplo simples: imagine você, sábado, dia de resolver algumas pendências. Sua lista de tarefas é sacar dinheiro no banco, ir à feira (onde não aceita cartão), cortar o cabelo e ir comprar um presente para o amigo secreto da empresa. É importante lembrar que nesse caso há duas tarefas que dependem de fatores externos: agendamento com o cabeleireiro e horário de funcionamento da feira. Portanto, inicialmente é preferível agendar o horário para o corte de cabelo que seja bom para você e que esteja disponível na agenda do cabeleireiro, levando em consideração o horário de funcionamento da feira e que é necessário sacar o dinheiro antes dessa tarefa. Depois é importante estudar a disposição dos locais a serem frequentados para planejar a ordem de execução dessas tarefas, otimizando seu tempo e transporte. Considerando a disposição dos locais no bairro da figura 1, faz sentido seguir a ordem: sacar dinheiro, ar na feira, cortar o cabelo e depois comprar o presente do amigo secreto. Não faz sentido, por exemplo, ir ao cabeleireiro, ir ao banco, comprar o presente do amigo secreto e depois ir à feira. Por isso é importante planejar antes de iniciar a execução das tarefas, ou seja, afiar o machado.
Figura 1: representação da disposição de comércios em um bairro hipotético.
Pode até ser que planejar o sábado seja automático e bastante simples, mas o mesmo acontece com a execução de tarefas mais complexas, longas e que demandam mais conhecimento, e nem sempre a importância de planejar antes de executá-las é tão clara quanto no exemplo anterior.
Tarefas mais longas e complexas devem ser igualmente planejadas: ordem de execução, melhor forma de realizar, considerar as demais pessoas envolvidas no planejamento e realização dessas tarefas etc. Esse planejamento, além de requerer pensamento estratégico, requer conhecimento para encontrar a melhor forma de execução e garantir alta qualidade do resultado. Olhando para o mundo corporativo e conhecendo a importância de manter o machado afiado, fica clara a importância do incentivo por parte da empresa de que líderes e colaboradores afiem e mantenham seus machados afiados. Mas como fazer isso?
Existem algumas formas de manter e afiar o machado que se somam ao longo do processo para resultar em um fio cortante, e a capacitação da equipe é o ponto principal. Os profissionais precisam estar atualizados em relação a habilidades técnicas, emocionais, pessoais, comportamentais, entre outras, e precisam ter espaço para discutir esses aprendizados, garantindo um fio cada vez mais cortante.
Já citamos aqui o quão importante é planejar as tarefas antes de executá-las para garantir uma melhor qualidade do resultado, bem como a entrega dos mesmos dentro do prazo proposto. Porém, o planejamento, ou seja, o afiar o machado, deve ser feito de forma correta. Não adianta parar para afiar o machado sem saber fazê-lo. Portanto, a capacitação técnica e interpessoal dos colaboradores é essencial por agregar cada vez mais conhecimento, que é a base para um planejamento eficaz de tarefas.
A capacitação técnica permite entender formas possíveis de execução de tarefas, permitindo ao profissional estudar e concluir o melhor modo de realizá-las. Ela também proporciona conhecer técnicas de planejamento, como definir metas para aquele período e o que se pode esperar de qualidade dos resultados de acordo com o que já é conhecido atualmente.
Ainda, não bastam conhecimentos exclusivamente técnicos, muitas vezes o planejamento requer habilidades interpessoais (as famosas soft skills) pois muitas tarefas são dependentes de mais de um profissional dentro da empresa, ou seja, para um bom resultado é necessário que as pessoas saibam se relacionar dentro do planejamento e execução de tarefas.
A capacitação técnica e interpessoal contínua deve ser somada a um espaço de discussão entre os profissionais sobre o conhecimento adquirido, permitindo que este seja melhor sedimentado e aplicado à realidade de trabalho daquela equipe. Além disso, é importante entender que é essencial ter a cultura de transmitir conhecimento dentro da própria empresa. Com certeza quem está na casa há mais tempo aprendeu muitas coisas que devem ser transmitidas a quem chegou depois, diminuindo as chances de erro, e quem é recém-chegado pode trazer novas visões que podem melhorar ainda mais os resultados da empresa.
Que tal afiar o machado de seu time?
O EducaPoint Corporativo desenvolve soluções customizadas para as empresas, com disponibilização de conteúdo de acordo com as necessidades da equipe e espaço para interação. Por isso, o EducaPoint Corporativo é a lima certa para manter o machado da sua equipe afiado! Saiba mais sobre o nosso trabalho.
Fontes:
https://finco.com.br/2017/12/05/metafora-do-lenhador-afiando-o-machado/
